Eugenie est arrivée ! En 2019, la décision est prise de confier à la caisse angevine la numérisation des documents arrivant dans les six caisses de MSA du Grand Ouest : Armorique, Côtes Normandes, Loire-Atlantique – Vendée, Maine-et-Loire, Mayenne-Orne-Sarthe, et Portes de Bretagne. Le principe est simple : les plis papier arrivent par transporteur, ils sont scannés, puis restitués par voie dématérialisée aux caisses, chargées ensuite d’instruire les dossiers.
Gestion sécurisée et archivage simplifié
10 000 courriers seront traités par jour
Aussitôt, une démarche-projet s’est mise en place pour prendre en compte toutes les facettes de ce nouvel atelier : organisation, technique et informatique, ressources humaines, communication… L’objectif était de bâtir un mode opératoire pour absorber progressivement les documents de toutes les MSA, chacune d’elles ayant en amont sa propre gestion, afin d’optimiser globalement cette activité conséquente. En effet, malgré la dématérialisation croissante des services, les flux papier demeurent importants. Avec ces techniques, la gestion est sécurisée, et l’archivage simplifié. À terme, pas moins de 10 000 courriers seront ainsi traités chaque jour.
Les machines Opex sont arrivées mi-juin en provenance des Etats-Unis. Le temps des réglages, des tests et des formations, et voilà que la digestion en réel des courriers a commencé mi-juillet. Trois collègues de la MSA Provence-Azur, expérimentés sur la première plateforme de ce type créée il y a plusieurs années pour la région Sud-Est, sont venus former l’équipe angevine.
Une vingtaine de collaborateurs sur cette plateforme
Fin juin, une réunion destinée à l’ensemble des salariés de la MSA de Maine-et-Loire a été organisée à distance afin de présenter cette entité créée et de répondre à toutes leurs questions. Plus de 200 participants et de nombreux échanges autour de cette activité nouvelle, bien que déjà maîtrisée à Angers (planning de déploiement, montée en charge progressive des caisses clientes, organisation du travail, technicité et polyvalence des postes…).
Une vingtaine de collaborateurs travailleront sur cette plateforme, en alternant les tâches de tri, de numérisation et d’édition, dernière étape qui permet de vérifier la qualité et la bonne affectation des lots destinés à réintégrer les systèmes d’information des caisses de MSA du Grand Ouest. Les premiers pas son concluants. Longue vie à Eugenie !
L’équipe marseillaise est venue former ses homologues à Angers à l’utilisation des scanners Opex. 
Des techniciens de la société OPEX interviennent sur le démarrage pour un réglage minutieux du débit. 
Une table réglable en hauteur permet de traiter à part les enveloppes de grand format. 
Autour de Céline Gastineau, directrice adjointe de la MSA de Maine-et-Loire, Marie-Line Ragneau, cheffe de projet, et Bruno Parisse, détaché sur cette mission. Pilotes du projet, ils sont intervenus en live le 30 juin.