Covid-19. Témoignage de Rudy Maret, responsable de la Geide à la MSA Nord-Pas de Calais

Un appel au volontariat

Certains assurés ne maîtrisent pas les outils numériques ou n’y ont pas accès. Ils continuent donc d’adresser leurs documents à la MSA par courrier »,
indique Rudy Maret, responsable de la Geide (gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise) à la MSA Nord-Pas de Calais.
« En ce moment, nous recevons chaque jour 350 à 400 enveloppes de personnes qui n’ont pas recours aux téléservices, d’où l’intérêt que l’activité soit maintenue pour elles. Nous pouvons ainsi prendre en charge leurs demandes de prestations et garantir une équité de traitement ».

Avec son équipe, Rudy Maret assure la réception du courrier, la numérisation des documents et leur indexation – celle-ci consiste à porter éléments d’identification et références afin d’orienter rapidement, par voie informatique, les dossiers vers le service qui les traitera.

La crise liée à l’épidémie de coronavirus a fortement réduit la volumétrie des envois postaux : « habituellement, nous recevons 1 800 à 2 200 enveloppes par jour », observe Rudy dont le service enregistre toutefois « plus de demandes d’indemnités journalières, d’arrêt de travail… liées au Covid-19 ».

« L’entraide s’exprime sur la durée »

À la suite de l’annonce du confinement, et après réunion avec la direction, le service a poursuivi son activité pour prendre en charge ces dossiers qui arrivent. « Nous avons décidé de faire un appel au volontariat auprès de l’ensemble des salariés. 20 personnes se sont proposées pour venir travailler à la Geide. Un geste généreux de personnes qui, dans ce contexte particulier, un peu anxiogène, marquent leur solidarité, leur désir d’être utiles et de continuer à participer à la marche globale de l’entreprise. Et puis, ils ont conscience que, derrière ces documents, il y a des situations, des gens. Ce n’est pas que du papier. »

Rudy Maret a dû réorganiser l’activité ; celles liées à l’indexation sont réalisées par des membres de l’équipe en télétravail. Les autres (tri du courrier, dépouillement, numérisation des documents) s’effectuent sur le site de Capinghem, en périphérie de Lille, dans le respect des consignes d’hygiène et de sécurité requises : « Nous disposons de masques chirurgicaux, de masques FFP2, de gel hydroalcoolique, de lingettes désinfectantes… et communiquons de façon récurrente sur la distanciation sociale, l’usage des produits et équipements, pratiques qui obligent à beaucoup de rigueur afin d’éviter le risque de contamination ». Les rares salariés (de l’équipe et les volontaires) venant dans le bâtiment peuvent aussi compter sur la disponibilité de Terry Jacaton, agent des moyens généraux, ouvrant le site à leur demande, et des équipes qui nettoient les locaux, bureaux, ordinateurs, claviers, désinfectent poignées de portes (laissées ouvertes) et de fenêtres, rampes des escaliers, interrupteurs…

Un planning de roulement a été établi par demi-journée ou journée ; il est régulièrement adapté, en fonction de la volumétrie du courrier reçu (cinq jours de présence la première semaine contre deux la troisième), elle-même dépendante de la livraison des plis par La Poste.

Cette nouvelle organisation a en outre été un challenge pour l’équipe Geide en termes de formation et d’accompagnement des salariés découvrant l’activité, et du maintien du lien avec ceux qui travaillent à distance. Aujourd’hui, la transmission des compétences est faite et l’appui moins continu. « Le confinement dure et l’entraide s’exprime elle aussi sur la durée. Dans cette quatrième semaine, les salariés répondent toujours présents. » Au point que « nous numérisons l’intégralité des documents réceptionnés. Ainsi, à la fin de la crise, nous pourrons être opérationnels pour la reprise ».

« Je reçois des messages de certains agents et responsables de service qui, avec beaucoup de bienveillance, nous disent merci d’être présents sur site. Merci est aussi le mot que j’ai quasiment le plus utilisé depuis trois semaines », pour des salariés d’horizons divers, solidaires, qui ont à cœur d’aider et de faire avancer les choses ensemble, au service de la population agricole. « Le plus compliqué, c’est presque de limiter le nombre de volontaires. »

Portraits : © MSA Nord-Pas de Calais

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